Практическая работа «Создание отчетов разными способами»

Цель работы:

• Познакомиться с приемами создания отчетов в СУБД Access
• Научиться составлять автоотчеты и отчеты с помощью мастера
• Научиться выводить результат запроса в наглядной форме – в виде отчетов

Сохранение работы: Создайте резервную копию файла 8классОтчеты Иванов.mdb - для безопасности данных, только после этого открывайте базу.
Оценка за урок (убедитесь, что ваша БД есть в вашей папке):

• На «5» необходимо выполнить пункты 1-4.
• На «4» необходимо выполнить пункты 1-3.
• На «3» необходимо выполнить пункты 1-2.

1. Приемы создания отчетов
Внимательно прочитайте текст: Отчет – это зафиксированный на бумаге результат анализа и обработки данных, поэтому он не используется как средство ввода и редактирования данных. Отчеты -  оптимальное средство для подготовки данных к печати. Конечно, печать данных можно осуществить непосредственно из таблицы или формы, но лишь при помощи отчетов можно представить и структурировать данные, увидеть их в том виде, в котором они будут выведены принтером на лист бумаги (очевидно, что при проектировании должны учитываться и параметры форматирования, и свойства принтера).
При работе с отчетами удобно создавать отчеты в режиме Мастера, а редактировать в режиме Конструктора. Также существуют Автоотчеты – ленточный и в столбец.

2. Создание автоотчетов
Создадим ленточный автоотчет для таблицы Авторы (см.рис.1).

• Вызовите диалоговое окно «Новый отчет» кнопкой Создать в разделе Отчеты базы данных (см.рис.1).
• Выбрать вид автоотчета (Автоотчет: ленточный).
• Указать в качестве источника данных таблицу или запрос (таблица Авторы в нашем случае).
• Нажать кнопку ОК.

Примечание. Создать автоотчет можно также из режима просмотра таблицы командой главного меню Вставка/Автоотчет.

3. Создание отчетов с помощью мастера
Создадим отчет в режиме мастера. Мастер отчетов работает в шесть этапов. Рассмотрим их при создании отчета «Все книги».

• Выбор базовых таблиц или запросов и полей, которые будут отображены в таблице. Запустите мастер отчетов в разделе Отчеты вашей базы данных. В окне мастера выберите сначала таблицу Авторы, из нее возьмите поля Фамилия, Имя. Затем выберите таблицу Книги, из нее возьмите поле Название. (рис.2)
  
• Выбор полей, по которым данные сгруппируются. Отчеты становятся более понятными, если их данные организовать в группы. Здесь нужно выбрать одно или несколько полей для группировки. В нашем отчете логично было бы сгруппировать все книги по авторам. (рис.3)
  
• Выбор полей и методов сортировки. Когда мастер попросит выбрать порядок сортировки записей, выберите поле Название и укажите сортировку по возрастанию.
• Выбор вида печатного макета. Макет выбирается из предложенного списка, ориентация страницы настраивается тут же. Задайте макет структура1 и книжную ориентацию. (рис.4)
  
• Выбор стиля оформления. Вопрос вкуса. (рис.5)
  
• Задание имени отчета. Укажите имя «Все книги» (имя укажите без «»). (рис.6)
  

Запустите отчет. Если вам не нравится расположение объектов в отчете, перейдите в режим конструктора и переместите прямоугольники объектов (см. рис.7)


Примечание. Создать этот же отчет «Все книги» можно на основе уже имеющегося одноименного запроса, тогда выбирать поля из разных таблиц не придется. К тому же авторы и названия книг в этом запросе уже отсортированы по алфавиту.

4.  Вывод результатов работы запросов с помощью отчетов
Создайте отчет с помощью мастера на основе имеющегося запроса ВсеКнигиПушкина.
Создайте отчет с помощью мастера на основе имеющегося запроса «Поиск книг в библиотеке по фамилии автора». Запустите отчет и убедитесь, что, как и при запуске самого запроса с параметром, для выполнения отчета требуется ввести параметр – фамилию искомого писателя.

Подведем итог работы:
Итак, вы научились создавать отчеты разными методами – автоотчеты, отчеты с помощью мастера.
Отчет можно составить с помощью конструктора.
Также существуют сложные отчеты – это отчеты, имеющие сложную структуру:
   * включающие подчиненные отчеты,
   * построенные на базе перекрестных запросов,
   * выводимые на печать в виде нескольких колонок (например при печати наклеек на конверты, когда адреса берутся из базы данных